Para, casi todo el mundo, una de las tareas que menos gusta a los empleados en cualquier oficina, es la de archivar y colocar toda la documentación en un lugar, ordenador, de diferentes maneras y dejarlo todo organizado. Para evitar perder este tiempo colocando y archivando todos los documentos cada cierto tiempo, lo mejor que exista una cultura archivística en la oficina, en la que aquel que tenga un documento que se haya de guardar, lo haga en el momento para que así no haya perdidas, o despistes a la hora de guardar la documentación necesaria en su lugar de origen, y así poder satisfacer las necesidades de la oficina y de tus propios compañeros.

Para que todo se pueda tener en orden y que no existan ningún tipo de problema a la hora de guardar sitio y poder ahorrar espacio, otro de los problemas de la oficinas, podemos usar las carpetas colgantes para archivar, ya que son muy económicas y son la mejor manera para tener todo en orden.

Este tipo de carpeta, las colgantes, son las carpetas tradicionales, ya que son de fácil uso y las más recomendadas en cualquier oficina. Además que se pueden colocar en orden según diferentes clasificaciones que se les dé. Las carpetas colgantes son de plástico o de cartón, y estas, tienen unos llamados caños en la parte superior a los que se les agrega un gancho a los lados para que la carpeta cuelgue. Los armarios que son para este tipo de carpeta tienen unas barras guías donde se colocan estos ganchos y quedan la carpeta colgando de la manera más exacta, para qué cuando tengas que consultar, abras el armario y puedas coger las carpeta que quieras sin necesidad de rebuscar y perder el tiempo.

Estas carpetas a su vez, en la parte de arriba tiene unas pestanas en las que se puede apuntar el tema del que trata la documentación guardada en ella, es la forma más practica para que cuando abras el armario, sepas donde está colocado los documentos que necesitas con solo dar un vistazo a esa pestaña donde está apuntado el tema. Estas pestañas se adhieren a las carpetas para que puedas colocarlas donde tú quieras o donde queden mejor a la vista. Algunas carpetas ya viene con esta pestaña u otras puede que vengan por separado.

Son varias las carpetas colgantes que existen, para saber cual se ha de elegir, si depende del tipo de espacio que tengas, hablando de los armarios, dependiendo del tamaño o si son verticales u horizontales. De todas maneras, existen algunos armarios que son de discos rígidos internos en el que puedes guardar toda la información, por lo que no te será difícil guardar la documentación de la manera más correcta y ocupando el meno espacio posible. Busca estas carpetas, hazte con ellas y ya verás como después de usarlas un tiempo, no querrás volver a utilizar otro tipo de carpetas para organizar la documentación de la oficina.